La DSN est en passe de devenir le formulaire unique en matière de déclaration sociale dans le domaine de la paie des salariés. L'introduction du système DSN nécessite une adaptation de l'organisation du traitement de la paie. C’est un dispositif qui a requis des mesures d’anticipation de la part des entreprises.
Le principe de la déclaration Sociale Nominative
La déclaration sociale nominative est basée sur la transmission mensuelle des données individuelles des salariés après exécution de la paie. Elle est transmise via un logiciel de paie à un point d'accès unique où les données sont ensuite automatiquement diffusées aux agences bénéficiaires (agence de recouvrement des cotisations URSSAF, agence des retraites, agences de service public, etc.). L'objectif de ces nouvelles méthodes de déclaration est de rationaliser les données et de les fiabiliser. En effet, toute société sise en France a intérêt à approfondir ses connaissances sur les déclarations sociales. Deux types de retour DSN doivent être soumis : la DSN couvrant les événements (maladie, licenciement) pour permettre l'établissement du droit du salarié et la DSN couvrant les rémunérations versées au cours d'un mois.
DSN : nécessité de se conformer au calendrier
Toutes les entreprises doivent passer à une déclaration DSN depuis janvier 2016. Cependant, certaines ont dû opter pour un passage anticipé à la DSN, à partir de la gestion de paie 2015. Cela concerne celles qui ont versé au moins 2 millions d'euros de cotisations en 2013 et celles qui ont eu recours aux services d'un tiers (expert-comptable par exemple) pour la préparation de leur déclaration de cotisations, lorsque celle-ci a atteint 10 millions d'euros en 2013. La DSN est vouée à remplacer le formulaire récapitulatif des contributions de l'URSSAF et son règlement.
DSN : des changements pour les entreprises
La déclaration DSN est un véritable changement de culture, nécessitant une adaptation de l'organisation de la gestion de paie. Tout d'abord, le logiciel de paie doit être adapté car il fournit uniquement les données pour la déclaration DSN. Deuxièmement, la mise en œuvre du système DSN s'accompagne d'un changement dans l'organisation au sein des RH. En fait, la DSN est une déclaration à produire mensuellement.
Lors de l'envoi de la déclaration DSN, la masse salariale ne peut plus être modifiée et les éventuelles corrections seront apportées à la masse salariale du mois suivant. Le retour DSN ne peut pas être modifié manuellement. Cela signifie que la fiabilité des données de paie doit être assurée en amont.
