La facturation en entreprise

La facturation en entreprise

Publié le : 13 octobre 20226 mins de lecture

Beaucoup de personnes se lancent dans l’auto-entreprenariat. Les démarches de création et de radiation sont en effet assez faciles. Ce statut est privilégié en cas de complément de revenus, pour créer sa propre entreprise ou pour rendre plus valide une activité effectuée régulièrement en dilettante. De même, il peut permettre de tester un projet, en ayant conscience que l’arrêt en cas d’insuccès est possible.

Les avantages relatifs aux charges fiscales sont conséquents et la comptabilité est considérablement allégée. Cependant, de grands changements s’opèrent dans ce domaine, même si, pour le moment, les nouvelles directives ne sont pas encore mises en place. En effet, depuis 2018, l’Union Européenne, dans un souci de transparence et de lutte contre la fraude à la TVA, impose petit à petit aux auto-entrepreneurs, l’obligation d’utiliser un système de facturation. Elle concerne notamment les entreprises assujetties à la TVA et touchera aussi en 2023, les sociétés facturant à des professionnels.

Cependant, même si votre entreprise n’est pas concernée par ces conditions, utiliser un logiciel de facturation en ligne peut être une aide considérable. Nous vous conseillons de suivre le lien suivant, vous aurez accès à un logiciel gratuit en ligne.

Les avantages

Fini les petites fiches papier avec les coordonnées des clients, désormais le logiciel centralise toute la base de données dans un seul fichier. Ainsi, d’un seul clic vous avez accès aux renseignements concernant l’adresse, le statut du client (particulier ou professionnel), les conditions tarifaires éventuelles négociées, le taux de TVA … ainsi qu’à tout son historique de factures. Cette centralisation évite d’autre part les doublons.

L’établissement d’une facture répond à des règles très strictes. Certaines mentions doivent obligatoirement apparaître, telles que l’identification de l’entreprise, la date d’émission du document, le taux de TVA et le délai de paiement, le taux des pénalités établi en cas de retard. D’autre part, chaque facture doit faire l’objet d’une numérotation claire et précise, sans aucun doublon, ni trou. Ces omissions sont sanctionnées en cas de vérifications. Grâce au logiciel de facturation, vous n’avez plus à vous soucier de ces mentions obligatoires. Elles sont automatiquement reprises dans un souci de conformité comptable. Si toutefois, certains ajustements devaient avoir lieu, le logiciel serait remis à jour.

Le risque d’erreurs est conséquent en matière de comptabilité. Les reports, « copier-coller », calculs erronés ou autres étourderies peuvent générer quelques sueurs lors du bilan comptable. L’automatisation de la facturation implique une disparition de ces inconvénients. En effet, les données concernant le client apparaissent systématiquement et les calculs sont effectués par le logiciel.  

Les concepteurs de logiciel de facturation ont généralement intégré dans leur programme un module permettant de surveiller l’évolution des finances. Ainsi, apparaissent souvent sous forme de graphiques, l’état de paiement des factures. Cette fonction permet aussi de gérer les impayés.

L’utilisation d’un logiciel de facturation implique une meilleure réponse aux exigences des auto-entrepreneurs, en instaurant une fiabilité à toute épreuve. Mais, un autre avantage n’est pas non plus à négliger : le gain de temps. Désormais, bon nombre de tâches sont automatisées : créations de documents et transformations, transmissions, relances. La dématérialisation autorise l’entrepreneur à se consacrer davantage à son métier, sans perdre de temps aux tâches annexes et redondantes, mais indispensables.

Le choix d’un logiciel de facturation

Les obligations d’utilisation qui se profilent ont généré une multitude de création de ces logiciels. Cependant, mieux vaut analyser correctement le site avant d’y adhérer. En premier lieu, il convient de vérifier son ergonomie. Il serait dommage de perdre beaucoup de temps à cause d’un site compliqué à utiliser. Il doit être clair et intuitif. Souvent, une période d’essai permet de pratiquer et de constater s’il correspond réellement aux besoins.

D’autre part, la personnalisation est une notion importante. Tous ne proposent pas l’ajout d’un logo, d’un message de remerciement par exemple ou d’une description succincte de la société.

Il est aussi opportun de choisir un logiciel répondant aux besoins de l’organisation comptable établie. Si un comptable intervient par exemple, il doit avoir un accès direct au site de facturation.

Le choix d’un logiciel de facturation ne peut pas se faire à la légère, puisqu’il garantira une conformité comptable nécessaire. Le critère de prix n’est pas forcément recevable. Un prix moins élevé correspond souvent à des prestations moins qualitatives. Il ne faut donc pas hésiter à tester les différentes propositions, en profitant de la période gratuite d’essai. En effet, en cas de non satisfaction, vous pouvez changer facilement de logiciel.

       

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