Facture électronique bientôt obligatoire : guide pratique

facture électronique

Échanger des produits ou encore des services contre de l’argent est indispensable pour faire fonctionner la société moderne. Afin de fournir une preuve de toutes les transactions, fournir une facture est important. La production du papier a toutefois plusieurs désavantages en ce moment. Très encombrantes, les factures en papier multiplient les démarches à suivre et peuvent par la même occasion vous exposer à diverses maladies qui se transmettent avec le contact. C’est afin de réduire ce genre de problèmes que les factures électroniques ont été inventées. Un bon nombre de personnes est, toutefois, restées sceptiques quant à l’avenir de ce type de facture. Découvrir les points essentiels à retenir à ce sujet reste de ce fait indispensable.

Facture électronique : c’est quoi ?

Une facture électronique est avant tout une preuve d’un échange qui s’est effectué entre deux personnes (physique ou morale). Ce dernier se démarque par le fait qu’elle n’a pas à être imprimée sur un papier pour être valide. Les factures électroniques modernes sont, en effet, envoyé sous le format « PDF » pour qu’une fois validée, aucune personne ne puisse plus le modifier. Par ailleurs, l’utilisation de cette alternative commence à devenir obligatoire dans tous les secteurs. Cette dernière a été surtout très utile durant la période de confinement qui a commencé en 2020.

Une facture électronique a, en effet, la même valeur qu’une facture sur papier. Afin d’être valide, elle doit toutefois comporter toutes les informations qui renseignent sur la transaction effectuée. Cela concerne aussi bien, la date, le numéro de la facture, l’identité du vendeur ainsi que de l’acheteur ou encore le numéro d’identification pour la TVA ainsi que celui du bon de commande. Tout le monde peut par ailleurs émettre une facture et ainsi avoir une traçabilité de chaque transaction.

Vous pouvez vous rendre sur ce site pour plus d’informations.

L’importance de signature électronique

La dématérialisation des factures facilite en ce moment le travail des personnes membre de l’équipe de comptabilité de votre entreprise. La signature électronique tient dans cet ordre un rôle capital dans cet ordre. Afin d’être valide, vous devrez avant tout créer une signature électronique en bonne et due forme. Le but est d’assurer le caractère authentique de facture. Pour se faire, la signature électronique que vous déposez sur la facture lie une clé publique à une clé privée par le biais d’une fonction appelée « hachage ». C’est cette dernière qui la rend authentique. Chaque personne qui a une signature électronique d’un certificat unique qui peut par ailleurs être vérifié dans une liste officielle publiée en ligne.

 D’un point de vue strictement juridique, la signature électronique comme la facture électronique a exactement la même valeur que leurs versions sur papier. Elles peuvent de ce fait être présentées en guise de preuve dans les cas de litiges entre les deux parties.

Pour ce qui est de l’archivage

Contrairement aux factures classiques, les versions numériques ne peuvent pas se détériorer au fil du temps. Toutefois, afin de garder leurs valeurs, ces dernières doivent être à la fois authentifiées, intègres, mais surtout rester intelligibles (ex : sans ajout de notes personnelles).

Pour ce qui est du format, cette dernière doit être de type PDF en ce moment. Elle se subdivise en deux parties, la première concerne la partie visible où vous verrez les informations qui concernent la facture. La seconde concerne la partie qui enregistre les données numériques (factureX) qui seront transmises dans les logiciels qui peuvent traiter les factures électroniques. Ce type d’outil est particulièrement utile en gestion comptable. Dans tous les cas, la facture numérique sera obligatoire pour les grandes entreprises en 2024.

Enfin, la facture électronique reste un très bon moyen pour lutter contre les fraudes diverses (ex : TVA) et facilite par la même occasion les déclarations fiscales à faire.

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